Reserveringssysteem voor restaurants: Instellen en beheren

7 min

Je digitale menukaart kan ook reserveringen bevatten. De klant kan rechtstreeks vanuit de menukaart een tafel aanvragen en jij beheert alles vanuit het dashboard: je bevestigt reserveringen, wijst tafels toe, markeert no-shows en registreert ook reserveringen die via telefoon of WhatsApp binnenkomen. Bekijk het actuele abonnement en de geldende voorwaarden van de service.

In tegenstelling tot klassieke reserveringsportalen ontstaat de reservering hier in JOUW menukaart en is de klant van JOU: zijn gegevens blijven in jouw CRM (sectie Marketing), niet in de database van een derde partij.

Wat je in deze sectie leert

1. Online reserveringen activeren in je openbare menu
2. Het reserveringsbeleid configureren (voorafgaande tijd, groepsgrootte, openingstijden)
3. Hoe je klant stap voor stap reserveert
4. Reserveringen beheren vanuit het dashboard: bevestigen, plaatsen, afronden
5. Handmatige reserveringen registreren (telefoon, WhatsApp, walk-in)
6. Automatische e-mails: bevestiging, herinnering 24 uur van tevoren en annulering met 1 klik
7. No-shows beheren

Stap 1: Online reserveringen activeren

De beschikbaarheid van reserveringen hangt af van het actuele abonnement en de huidige configuratie. Bekijk de prijspagina en de indicatoren van je account.

EscritorioMóvil

Ga in het zijmenu naar Reserveringen. Bovenaan zie je de schakelaar "Reserveringen in je openbare menu":

• Ingeschakeld — je klanten zien de knop "Reserveren" in je digitale menukaart
• Uitgeschakeld — de knop verdwijnt uit het openbare menu, maar je kunt nog steeds handmatige reserveringen registreren

⚠️ Om online reserveringen te activeren, moet je openingstijden hebben geconfigureerd via Menu aanpassen → Openingstijden. Zonder openingstijden zijn er geen tijdsloten om aan te bieden en iaMenu waarschuwt je en brengt je naar de configuratie.

Open in het mobiele dashboard het zijmenu en ga naar Reserveringen. Dezelfde schakelaar "Reserveringen in je openbare menu" staat boven de lijst. Je kunt reserveringen vanaf je mobiel bevestigen en beheren terwijl je in de zaak bezig bent.

Stap 2: Je reserveringsbeleid configureren

Op het tabblad Configuratie van het reserveringsdashboard (of via Menu aanpassen → Reserveringen) bepaal je de spelregels:

Stap 3: Zo reserveert je klant

De klant klikt op "Reserveren" in je digitale menukaart en doorloopt 4 stappen: datum → tijd → aantal personen → zijn gegevens (naam en telefoonnummer; e-mail optioneel).

• Zonder registratie of app: de klant maakt geen account aan. De reservering wordt bevestigd met een unieke link die hij per e-mail ontvangt.
• In zijn eigen taal: het reserveringsvenster is vertaald in de talen van je menukaart (54 talen beschikbaar).
• Ingebouwde anti-spam: IP-limieten en honeypot-valstrikken voorkomen geautomatiseerde spamreserveringen.

Stap 4: Reserveringen beheren vanuit het dashboard

Elke reservering doorloopt een statuscyclus die je met één klik beheert:

In behandeling → Bevestigd → Geplaatst → Voltooid
                    ↘ Geannuleerd       ↘ No-show

In de lijst vind je snelle acties op elke rij: ✅ bevestigen, 🪑 plaatsen, 🚫 no-show markeren, ❌ annuleren. Je kunt de klant ook bellen, een WhatsApp-bericht sturen of een e-mail verzenden via de pictogrammen voor direct contact.

Stap 5: Handmatige reserveringen (telefoon, WhatsApp, walk-in)

De realiteit van een restaurant: de meeste reserveringen komen nog steeds telefonisch binnen. Om ze niet in een notitieboekje te laten verdwijnen, klik je op "+ Nieuwe reservering":

1. Kies de herkomst: Telefoon, WhatsApp, Walk-in, E-mail of Ter plaatse (dit wordt geregistreerd voor je statistieken)
2. Gegevens van de klant: wanneer je het telefoonnummer invoert, detecteert iaMenu of het om een terugkerende klant gaat en toont het diens geschiedenis ("3 reserveringen · 1 no-show") voordat je de reservering accepteert
3. Datum, tijd en aantal personen: zonder beperkingen voor vooraf reserveren — jij bepaalt

Handmatige reserveringen worden meteen als bevestigd aangemaakt (je hebt de klant al gesproken).

Stap 6: Automatische e-mails die voor je werken

De e-mails bevatten de naam van je restaurant, worden verzonden in de taal van de klant en houden rekening met je werkelijke tijdzone. Als de klant annuleert, komt de tafel onmiddellijk vrij in je dashboard.

Stap 7: No-shows onder controle

• Markeer No-show wanneer een bevestigde klant niet komt opdagen: dit blijft voor altijd in zijn klantprofiel staan
• Bij de volgende reservering vanaf dat telefoonnummer zie je een melding dat het om een terugkerende no-show gaat
• De no-showteller per klant staat in het CRM (Marketing → Klanten)

Reserveringen in iaMenu en externe portalen

Problemen oplossen

De knop "Reserveren" verschijnt niet in mijn menukaart

Controleer: (1) of de schakelaar "Reserveringen in je openbare menu" is ingeschakeld, (2) of je openingstijden hebt geconfigureerd met ten minste één geopende dag, en (3) of je actuele abonnement en configuratie deze functie bevatten.

De klant zegt dat hij de bevestigingsmail niet heeft ontvangen

Vraag hem om de spamfolder te controleren. De e-mail wordt verzonden zodra de reservering is aangemaakt. Als hij zijn e-mailadres verkeerd heeft ingevoerd, kun je de gegevens opnieuw via WhatsApp versturen met de contactpictogrammen van de reservering.

Ik wil groepen van meer dan 8 personen accepteren

Verhoog de "maximale groepsgrootte" in het beleid, of laat de online limiet staan en beheer grote groepen telefonisch als handmatige reservering (zonder limieten).

Gerelateerde handleidingen

• QR-bestellingen aan tafel zodat de klant ook vanaf de tafel kan bestellen
• Marketing en CRM om van elke reservering een terugkerende klant te maken
• Aanpassingen en openingstijden om de openingstijden te configureren die de kalender vullen
• GASTON om reserveringen te maken en te raadplegen door te praten

Klaar om je reserveringen te configureren?

Een account aanmaken — bekijk het actuele abonnement en de geldende voorwaarden tijdens de registratie.