Regelgeving voor digitaal restaurantmenu 2026: allergenen, AVG en fysieke menukaart

5 min

Een restaurant beheren houdt in dat je Europese, nationale en regionale regelgeving moet controleren die invloed kan hebben op de digitale menukaart. In dit onderdeel leer je welke aspecten het etablissement moet controleren op het gebied van allergenen, gegevensbescherming en menukaartformaten, en hoe IAMenu kan helpen om informatie te organiseren zonder professionele controle te vervangen.

Wat je in dit onderdeel leert

1. Verplichtingen uit de EU-regelgeving voor allergenen (Verordening 1169/2011 + RD 126/2015)
2. Boetes en sancties bij niet-naleving in Spanje en de EU
3. Gegevensbescherming (AVG) toegepast op digitale menu’s in de horeca
4. De verplichting om een fysieke menukaart aan te bieden: alleen een QR-menu is illegaal
5. Controlelijst voor je restaurant

Stap 1: Verplichte allergenen - EU-verordening 1169/2011

De Verordening (EU) 1169/2011 van het Europees Parlement en de Raad verplicht elke exploitant van een levensmiddelenbedrijf om informatie te verstrekken over allergenen die in gerechten aanwezig zijn. Deze regelgeving trad op 13 december 2014 in werking en is van toepassing op alle etablissementen die voedsel bereiden voor de eindconsument: restaurants, bars, cafés, hotels, foodtrucks, dark kitchens en collectieve catering.

De norm definieert "collectiviteiten" als elk etablissement, inclusief een voertuig of een vaste of mobiele stand, waar voedsel wordt bereid dat klaar is voor consumptie. Het maakt niet uit of je restaurant 10 of 200 tafels heeft: de verplichting is identiek.

De 14 verplichte allergenen volgens de EU

Elke menukaart, menu of informatievoorziening over levensmiddelen moet de aanwezigheid vermelden van deze 14 stoffen uit bijlage II van de verordening:

Aanvullende regelgeving in Spanje: Koninklijk Besluit 126/2015

Het Koninklijk Besluit 126/2015 past de Europese verordening aan het Spaanse wettelijke kader aan en stelt aanvullende verplichtingen vast:

• Informatie over allergenen moet vóór de aankoop worden verstrekt, niet erna.
• De informatie moet schriftelijk beschikbaar zijn (menukaart, menu, bord) of via een systeem waarmee de consument er toegang toe heeft zonder erom te hoeven vragen.
• Het personeel moet opgeleid zijn om klanten te informeren over allergenen in elk gerecht.
• Het restaurant moet een gedocumenteerd Allergenenbeheersplan bijhouden, met daarin de verantwoordelijke voor de uitvoering, de identificatiemethode en corrigerende maatregelen.
• Koks moeten de informatie over ingrediënten elke keer controleren wanneer ze een gerecht bereiden, omdat leveranciers zonder voorafgaande kennisgeving hun samenstellingen kunnen wijzigen.

AESAN-plan 2026-2030: Intensiever toezicht

Overzicht van boetes bij niet-naleving in Spanje

De gevolgen van het niet correct verstrekken van informatie hangen af van de feiten, de ernst en de toepasselijke sanctieregelgeving. Deze tabel vat controles samen die je moet documenteren, geen sanctiebedragen:

De autoriteiten kunnen maatregelen en sancties opleggen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving. Een producthandleiding kan de gevolgen van een concreet geval niet bepalen; raadpleeg de bevoegde autoriteit of een professional.

Hoe IAMenu helpt bij het controleren: Super Chef AI

IAMenu bevat Super Chef, een tool die de beschikbare informatie analyseert en mogelijke allergenen voorstelt, zodat het restaurant deze kan controleren:

1. Analyseert elk gerecht bij het aanmaken of bewerken ervan, inclusief naam, ingrediënten, beschrijving en context (categorie van het gerecht).
2. Stelt categorieën voor om te controleren: gebruikt de naam, ingrediënten en context, maar kent niet zelfstandig het werkelijke recept of de samenstelling van de leverancier.
3. Werkt op de achtergrond: maakt een suggestie wanneer dat nodig is en je moet deze controleren voordat je ze publiceert.
4. Laat je handmatig corrigeren: als je een allergeen als gecontroleerd markeert, respecteert de AI je beslissing en overschrijft deze niet bij toekomstige detecties.
5. Toont bevestigde allergenen in je digitale menu met pictogrammen en namen die beschikbaar zijn in de actieve talen.
6. Bescherming tegen heranalyse: als je de ingrediënten niet wijzigt, analyseert de AI ze niet opnieuw (bespaart kosten en voorkomt onverwachte wijzigingen).

Stap 2: Gegevensbescherming en AVG voor digitale menu’s

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Spaanse LOPDGDD zijn van toepassing op elk restaurant dat direct of indirect persoonsgegevens verzamelt. Dit omvat reserveringsplatforms, loyaliteitssystemen, wifi met registratie en in sommige gevallen digitale menu’s waarvoor een app moet worden gedownload. Gegevensbescherming in de horeca is een wettelijke verplichting, geen aanbeveling.

Welke persoonsgegevens een typisch restaurant verwerkt

Niet alle restaurants verwerken dezelfde gegevens, maar dit zijn de meest voorkomende:

Belangrijkste AVG-verplichtingen voor de horeca

Een verwerkersovereenkomst is verplicht

Als je een digitaal platform voor je menu gebruikt (zoals IAMenu, ElTenedor, CoverManager of een ander platform), vereist de regelgeving een verwerkersovereenkomst tussen je restaurant (verwerkingsverantwoordelijke) en het platform (verwerker). Deze overeenkomst:

• Definieert welke gegevens worden verwerkt en met welk exclusief doel.
• Legt de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen vast.
• Verplicht de verwerker om de gegevens niet voor eigen doeleinden te gebruiken.
• Biedt het restaurant wettelijke bescherming bij een beveiligingslek.
• Moet actueel blijven en beschikbaar zijn als de AEPD erom vraagt.

Wat je bij je leverancier van digitale menu’s moet controleren

Controleer het volgende voordat je een digitaal menukaartplatform contracteert:

• Dat het menu de klant NIET verplicht om een app te downloaden (onnodige gegevensdoorgifte en extra drempel voor de gebruiker).
• Dat het menu GEEN registratie van de klant vereist om de gerechten te bekijken (dit zou het beginsel van gegevensminimalisatie schenden).
• Dat er een ondertekende en toegankelijke verwerkersovereenkomst bestaat.
• Dat de gegevens in de EU of in landen met een passend beschermingsniveau worden opgeslagen.
• Dat het platform gedocumenteerde beveiligingsmaatregelen heeft (versleuteling, back-ups, toegangscontrole).
• Dat gegevens niet met derden worden gedeeld voor reclamedoeleinden.

Stap 3: Verplichte fysieke menukaart - Alleen een QR-menu is illegaal

Een van de meest voorkomende vragen onder horecaondernemers is: "Als ik een QR-menu heb, kan ik de fysieke menukaart dan verwijderen?" Het antwoord is duidelijk: nee. Alleen een QR-menu aanbieden is illegaal in Spanje en in de meeste EU-landen.

De regelgeving is duidelijk

De Directie-Generaal voor Consumentenzaken en de OCU (Organisatie van Consumenten en Gebruikers) hebben dit expliciet aangegeven: een menu uitsluitend via een QR-code aanbieden is een illegale praktijk.

De geldende regelgeving bepaalt dat prijzen en gerechten aan het publiek moeten worden gepresenteerd via menu’s voor eten en drinken en/of prijslijsten. Andere middelen, zoals muurschilderingen, borden of vergelijkbare formaten, mogen ook worden gebruikt. De QR-code is een geldige en aanbevolen aanvulling, maar mag nooit het enige middel zijn om toegang tot het menu te krijgen.

De verordening van 29 juni 1978 en de regionale horecaregelgeving vereisen dat prijzen zichtbaar zijn voor de consument voordat deze gebruikmaakt van de dienstverlening. Een QR-code voldoet niet aan deze eis omdat deze:

• Een smartphone met camera en internetverbinding vereist.
• Oudere mensen of personen met technologische moeilijkheden uitsluit.
• Niet toegankelijk is voor mensen met een visuele beperking.
• Afhankelijk is van een werkende batterij van het apparaat.

Wat je restaurant nodig heeft om aan de verplichting van een fysieke menukaart bij een QR-menu te voldoen

Hoe IAMenu de verplichting van een fysieke menukaart oplost

IAMenu biedt twee formaten waarmee je een digitale menukaart en een afdrukbare versie vanuit dezelfde bron kunt beheren:

1. Digitaal QR-menu voor klanten die de voorkeur geven aan technologie: ze scannen de code en bekijken het volledige menu op hun mobiele telefoon, met vertalingen in 54 talen, afbeeldingen, allergenen en filters.

2. Professionele downloadbare PDF met 10 ontwerpsjablonen (Modern, Klassiek, Premium, Krijtbord, Minimalistisch, Elegant, Rustiek, Levendig, Kuststijl, Mediterraan), klaar om als fysieke menukaart af te drukken. Aanpasbaar in kleuren, typografie, logo en inhoud.

3. Gesynchroniseerde updates: wanneer je een gerecht in het dashboard wijzigt, worden zowel het QR-menu als de PDF automatisch bijgewerkt. Je hoeft alleen de PDF opnieuw af te drukken.

Dit betekent dat je met IAMenu een fysieke menukaart + digitaal QR-menu vanuit hetzelfde systeem hebt, zonder dubbel werk of twee verschillende informatiebronnen te moeten onderhouden.

Stap 4: Compliance-checklist voor restaurants in 2026

Gebruik deze volledige checklist om te controleren of je restaurant in 2026 voldoet aan alle regelgeving die van toepassing is op digitale menu’s. Je kunt de checklist afdrukken en in de keuken of op kantoor ophangen.

Allergenen (EU-verordening 1169/2011 + RD 126/2015)

• De 14 EU-allergenen zijn zichtbaar op je menu (fysiek en digitaal)
• Elk gerecht vermeldt welke allergenen het bevat, met de specifieke naam
• Het personeel weet de klant over de allergenen van elk gerecht te informeren
• Er bestaat een gedocumenteerd en actueel Allergenenbeheersplan
• Allergenen worden bijgewerkt wanneer ingrediënten of leveranciers veranderen
• De technische fiches van leveranciers zijn gearchiveerd en toegankelijk
• Allergenen zijn beschikbaar in de talen van je klanten

Gegevensbescherming (AVG + LOPDGDD)

• Je digitale menu verplicht de klant NIET om zich te registreren om de gerechten te bekijken
• Je digitale menu vereist NIET dat een app wordt gedownload
• Je hebt een ondertekende verwerkersovereenkomst met je leverancier van digitale menu’s
• Als je gegevens verzamelt (reserveringen, wifi, loyaliteit), heb je een register van verwerkingsactiviteiten
• Als je commerciële communicatie verstuurt, heb je gedocumenteerde uitdrukkelijke toestemming
• Je privacybeleid is zichtbaar en actueel
• De gegevens worden opgeslagen in de EU of in een land met een passend beschermingsniveau

Menukaartformaat (horecaregelgeving)

• Je beschikt over een fysieke menukaart of prijslijst die zichtbaar is in het etablissement
• De QR-code is een aanvulling en niet het enige middel om toegang tot het menu te krijgen
• De prijzen zijn inclusief btw en staan in EUR (of de lokale valuta)
• De menukaart is in het Spaans (en indien van toepassing in de officiële regionale taal)
• De prijzen zijn leesbaar en niet misleidend

Volledige vergelijking: Handmatig beheer versus IAMenu

Samenvatting: Belangrijke regelgeving voor je digitale menu

Tips en goede praktijken

Volg deze aanbevelingen om aan alle toepasselijke regelgeving voor je digitale menu te voldoen:

• Activeer allergenensuggesties vanaf het eerste product. Super Chef analyseert de beschikbare informatie; controleer elke suggestie aan de hand van het werkelijke recept en de leveranciersfiches.
• Druk altijd een actuele fysieke menukaart af. Gebruik de PDF-generator van IAMenu met een van de 10 professionele sjablonen. Elke keer dat je een gerecht wijzigt, duurt het opnieuw afdrukken van de PDF slechts 1 klik.
• Controleer allergenen wanneer je van leverancier wisselt. Leveranciers kunnen samenstellingen zonder waarschuwing wijzigen. Als je van broodleverancier wisselt, controleer dan of de allergenen van het nieuwe product overeenkomen.
• Leid je personeel op over allergenen. De regelgeving vereist dat het team de klant kan informeren. Druk de checklist van deze pagina af en hang deze in de keuken op.
• Controleer of je leverancier van digitale menu’s een verwerkersovereenkomst heeft. Als deze niet wordt aangeboden, voldoe je mogelijk niet aan de AVG. IAMenu bevat deze overeenkomst automatisch.
• Verplicht je klanten niet om een app te downloaden om het menu te bekijken. Dit schendt het beginsel van gegevensminimalisatie uit de AVG en zorgt voor extra drempels. IAMenu werkt rechtstreeks in de browser, zonder downloads.

Veelvoorkomende problemen oplossen

Een inspecteur vraagt om mijn Allergenenbeheersplan, maar ik heb er geen

De bevestigde informatie wordt aan elk product gekoppeld, maar IAMenu vervangt geen Allergenenbeheersplan. Documenteer verantwoordelijken, methodologie, leveranciers, kruiscontact en corrigerende maatregelen overeenkomstig de toepasselijke vereisten.

Ik heb geïmporteerde producten met allergenen in een andere taal

IAMenu vertaalt allergenen automatisch in 54 talen. Een Duitse toerist ziet de allergenen in het Duits en een Franse toerist in het Frans. Als het product ingrediënten in het Engels bevat, analyseert de AI deze ook om allergenen te detecteren.

Ik weet niet of mijn digitale menu aan de AVG voldoet

Controleer welke functies je hebt geactiveerd, welke gegevens worden verzameld, met welk doel en op basis van welke rechtsgrond, welke informatie de klant ontvangt en welke overeenkomsten je nodig hebt. De productconfiguratie vervangt geen compliancebeoordeling van je etablissement.

Een klant met een allergie wil de allergenen van een gerecht bevestigen

Verwijs de klant naar het digitale menu, waar de allergenen naast elk product met gestandaardiseerde pictogrammen worden weergegeven. Als de klant een ernstige allergie heeft, moet het personeel dit rechtstreeks met de keuken bevestigen. De AI is een hulpmiddel en geen vervanging voor professioneel oordeel.

Ik wil weten of mijn regio aanvullende regelgeving heeft

Elke regio kan aanvullende vereisten hebben voor zichtbare prijzen, menukaarten in een officiële regionale taal of specifieke formaten. Raadpleeg de website van de consumentenautoriteit in je regio of neem contact op met de lokale horecaorganisatie.

Veelgestelde vragen

Is het legaal om alleen een QR-menu zonder fysieke menukaart aan te bieden?

De vereisten kunnen verschillen afhankelijk van nationale, regionale en lokale regelgeving. Zorg voor een toegankelijk alternatief voor de QR-code en raadpleeg de bevoegde consumentenautoriteit voor je etablissement.

Hoe hoog is de boete voor het niet informeren over allergenen?

De gevolgen hangen af van de feiten, de ernst en de toepasselijke sanctieregelgeving. Raadpleeg de actuele informatie van de bevoegde autoriteit in je regio of vraag professioneel advies.

Voldoet IAMenu aan de AVG?

Ja. IAMenu verzamelt geen persoonsgegevens van klanten die de QR-code scannen. De bezoeker krijgt toegang tot het menu zonder registratie, zonder app en zonder cookies van derden. De gegevens worden opgeslagen in de EU (Frankfurt).

Vervangt AI-detectie van allergenen de chef?

Nee. Super Chef is een hulpmiddel en de suggesties zijn afhankelijk van de beschikbare informatie. Het team moet deze vóór publicatie controleren aan de hand van recepten, leveranciers en kruiscontact.

Heb ik een verwerkersovereenkomst met IAMenu nodig?

Als een leverancier namens je restaurant persoonsgegevens verwerkt, controleer dan of deze als verwerker optreedt en of je de door de AVG voorgeschreven overeenkomst moet opstellen. Raadpleeg de documentatie van de leverancier en vraag professioneel advies als je twijfelt.

Gerelateerde handleidingen

Blijf je restaurant beschermen met deze handleidingen:

• Allergenen en labels voor het gedetailleerd configureren van automatische Super Chef-detectie
• PDF exporteren om de verplichte fysieke menukaart met 10 professionele sjablonen te genereren
• Gebruiksscenario’s om te zien hoe elk type bedrijf aan de regelgeving voldoet
• Producten aanmaken om te begrijpen hoe allergenen worden gedetecteerd bij het aanmaken van elk gerecht
• Automatische vertalingen zodat allergenen in de taal van de klant verschijnen

Klaar om je informatie te organiseren en te controleren?

Maak je account aan en bekijk de huidige abonnementen en voorwaarden.

Meer informatie:

• Alle functies van IAMenu
• Abonnementen en prijzen bekijken
• Gebruiksscenario’s: restaurant, hotel, keten