Bokningssystem för restauranger: Konfiguration och hantering

7 min

Ditt digitala meny kan också inkludera bokningar. Kunden kan be om ett bord direkt från menyn och du hanterar allt från panelen: bekräftar, markerar som sittande, registrerar no-shows och lägger även in bokningar som kommer via telefon eller WhatsApp. Läs mer om den aktuella planen och de gällande villkoren för tjänsten.

Till skillnad från klassiska bokningsportaler skapas bokningen här i DIN meny och kunden är DIN: kundens uppgifter sparas i ditt CRM (avsnittet Marknadsföring), inte i en tredje parts databas.

Vad du kommer att lära dig i det här avsnittet

1. Aktivera onlinebokningar i din offentliga meny
2. Konfigurera bokningspolicyn (framförhållning, gruppstorlek, tider)
3. Så bokar kunden steg för steg
4. Hantera bokningar från panelen: bekräfta, markera som sittande, slutföra
5. Registrera manuella bokningar (telefon, WhatsApp, drop-in)
6. Automatiska e-postmeddelanden: bekräftelse, påminnelse 24 timmar före och avbokning med ett klick
7. Hålla koll på no-shows

Steg 1: Aktivera onlinebokningar

Tillgängligheten för bokningar beror på den aktuella planen och konfigurationen. Läs mer på prissidan och kontrollera indikatorerna för ditt konto.

EscritorioMóvil

Gå till Bokningar i sidomenyn. Längst upp hittar du reglaget ”Bokningar i din offentliga meny”:

• Aktiverat — dina kunder ser knappen ”Boka” i din digitala meny
• Avaktiverat — knappen försvinner från den offentliga menyn, men du kan fortfarande registrera manuella bokningar

⚠️ För att aktivera onlinebokningar måste du ha konfigurerade öppettider i Anpassa meny → Öppettider. Utan öppettider finns inga tider att erbjuda, och iaMenu meddelar dig och tar dig till inställningarna.

Öppna sidomenyn i den mobila instrumentpanelen och gå till Bokningar. Samma reglage, ”Bokningar i din offentliga meny”, finns ovanför listan. Du kan bekräfta och hantera bokningar från mobilen medan du arbetar i restaurangen.

Steg 2: Konfigurera din bokningspolicy

På fliken Inställningar i bokningspanelen (eller under Anpassa meny → Bokningar) definierar du reglerna:

Steg 3: Så bokar kunden

Kunden trycker på ”Boka” i din digitala meny och går igenom fyra steg: datum → tid → antal personer → sina uppgifter (namn och telefonnummer; e-post valfritt).

• Ingen registrering eller app: kunden behöver inte skapa ett konto. Bokningen autentiseras med en unik länk som kunden får via e-post.
• På kundens språk: bokningsfönstret är översatt till språken i din meny (54 språk tillgängliga).
• Inbyggt skydd mot spam: IP-begränsningar och honeypot-fällor förhindrar automatiserade skräpbokningar.

Steg 4: Hantera bokningar från panelen

Varje bokning går igenom en statuscykel som du styr med ett klick:

Väntande → Bekräftad → Sittande → Slutförd
              ↘ Avbokad       ↘ No-show

I listan har du snabbåtgärder på varje rad: ✅ bekräfta, 🪑 markera som sittande, 🚫 markera som no-show, ❌ avboka. Du kan även ringa, skriva via WhatsApp eller skicka e-post till kunden med ikonerna för direktkontakt.

Steg 5: Manuella bokningar (telefon, WhatsApp, drop-in)

Verkligheten på en restaurang: de flesta bokningar kommer fortfarande in via telefon. För att slippa ha dem i en anteckningsbok trycker du på ”+ Ny bokning”:

1. Välj källa: Telefon, WhatsApp, Drop-in, E-post eller På plats (registreras för din statistik)
2. Kunduppgifter: när du skriver in telefonnumret upptäcker iaMenu om det är en återkommande kund och visar kundens historik (”3 bokningar · 1 no-show”) innan du godkänner
3. Datum, tid och antal personer: utan begränsningar för framförhållning — du bestämmer

Manuella bokningar skapas som bekräftade (du har redan pratat med kunden).

Steg 6: Automatiska e-postmeddelanden som arbetar åt dig

E-postmeddelandena skickas med restaurangens namn, på kundens språk och följer din faktiska tidszon. Om kunden avbokar frigörs bordet direkt i din panel.

Steg 7: Håll koll på no-shows

• Markera No-show när en bekräftad kund inte dyker upp: det sparas permanent i kundprofilen
• Nästa gång någon bokar från samma telefonnummer ser du en varning om återkommande no-shows
• Kundens no-show-räknare finns i CRM-systemet (Marknadsföring → Kunder)

Bokningar i iaMenu och externa portaler

Lösningar på vanliga problem

Knappen ”Boka” visas inte i min meny

Kontrollera: (1) att reglaget ”Bokningar i din offentliga meny” är aktiverat, (2) att du har konfigurerat öppettider med minst en öppen dag och (3) att din aktuella plan och konfiguration inkluderar funktionen.

Kunden säger att bekräftelsemeddelandet inte kom fram

Be kunden kontrollera skräppostmappen. E-postmeddelandet skickas så snart bokningen skapas. Om kunden angav fel e-postadress kan du skicka uppgifterna via WhatsApp från kontaktikonerna för bokningen.

Jag vill ta emot grupper på fler än 8 personer

Öka ”maximal gruppstorlek” i policyn, eller behåll onlinegränsen och hantera större grupper via telefon som manuella bokningar (utan begränsningar).

Relaterade guider

• QR-beställningar vid bordet så att kunden även kan beställa från bordet
• Marknadsföring och CRM för att omvandla varje bokning till en återkommande kund
• Anpassning och öppettider för att konfigurera öppettiderna som används i kalendern
• GASTON för att skapa och kontrollera bokningar genom att prata

Redo att konfigurera dina bokningar?

Skapa ett konto — kontrollera planen och de aktuella villkoren under registreringen.