Éttermek foglalási rendszere: beállítás és kezelés

7 min

A digitális étlapod foglalásokat is kezelhet. A vendég közvetlenül az étlapról kérhet asztalt, te pedig mindent a kezelőfelületről intézhetsz: visszaigazolhatod, leültetheted a vendégeket, megjelölheted a meg nem jelenteket, és rögzítheted a telefonon vagy WhatsAppon érkező foglalásokat is. Tekintsd meg a szolgáltatás aktuális csomagját és feltételeit.

A klasszikus foglalási portálokkal ellentétben itt a foglalás a TE étlapodon jön létre, a vendég pedig A TE vendéged: az adatai a te CRM-rendszeredben maradnak (Marketing szakasz), nem egy harmadik fél adatbázisában.

Mit fogsz megtanulni ebben a szakaszban

1. Az online foglalások aktiválása a nyilvános étlapon
2. A foglalási szabályzat beállítása (előzetes idő, csoportméret, nyitvatartás)
3. Hogyan foglal a vendég lépésről lépésre
4. Foglalások kezelése a kezelőfelületről: visszaigazolás, leültetés, lezárás
5. Manuális foglalások rögzítése (telefon, WhatsApp, betérő vendég)
6. Automatikus e-mailek: visszaigazolás, 24 órás emlékeztető és egy kattintásos lemondás
7. A meg nem jelenések kezelése

1. lépés: Online foglalások aktiválása

A foglalások elérhetősége az aktuális csomagtól és beállításoktól függ. Tekintsd meg az árak oldalát és a fiókodhoz tartozó jelzéseket.

EscritorioMóvil

Az oldalsó menüben lépj a Foglalások részhez. Felül találod a „Foglalások a nyilvános étlapodon” kapcsolót:

• Bekapcsolva — a vendégeid a „Foglalás” gombot látják a digitális étlapodon
• Kikapcsolva — a gomb eltűnik a nyilvános étlapról, de továbbra is rögzíthetsz manuális foglalásokat

⚠️ Az online foglalások aktiválásához nyitvatartási időket kell beállítanod a Menü testreszabása → Nyitvatartás részben. Nyitvatartás nélkül nincsenek felajánlható időpontok, ezért az iaMenu figyelmeztet, és a beállításokhoz irányít.

A mobilos vezérlőpulton nyisd meg az oldalsó menüt, majd lépj a Foglalások részhez. A „Foglalások a nyilvános étlapodon” kapcsoló ugyanúgy a lista fölött található. A teremben dolgozva mobilról is visszaigazolhatod és kezelheted a foglalásokat.

2. lépés: A foglalási szabályzat beállítása

A Foglalások kezelőfelületének Beállítások lapján (vagy a Menü testreszabása → Foglalások résznél) határozhatod meg a szabályokat:

3. lépés: Így foglal a vendéged

A vendég a digitális étlapodon a „Foglalás” gombra kattint, majd 4 lépést tölt ki: dátum → időpont → létszám → adatai (név és telefonszám; az e-mail-cím opcionális).

• Regisztráció és alkalmazás nélkül: a vendégnek nem kell fiókot létrehoznia. A foglalását egy e-mailben kapott egyedi linkkel hitelesíti.
• A saját nyelvén: a foglalási ablak az étlapod nyelveire van lefordítva (54 nyelv érhető el).
• Beépített spamszűrés: az IP-címek korlátozása és a honeypot-csapdák megakadályozzák az automatizált, kéretlen foglalásokat.

4. lépés: Foglalások kezelése a kezelőfelületről

Minden foglalás egy állapotcikluson halad végig, amelyet egyetlen kattintással kezelhetsz:

Függőben → Visszaigazolva → Leültetve → Lezárva
              ↘ Lemondva          ↘ Nem jelent meg

A listában minden sorban gyors műveleteket találsz: ✅ visszaigazolás, 🪑 leültetés, 🚫 meg nem jelentként megjelölés, ❌ lemondás. A közvetlen kapcsolatfelvételi ikonokkal fel is hívhatod a vendéget, írhatsz neki WhatsAppon, vagy e-mailt küldhetsz.

5. lépés: Manuális foglalások (telefon, WhatsApp, betérő vendég)

Egy étterem valósága: a foglalások többsége továbbra is telefonon érkezik. Hogy ne egy füzetben kallódjanak, kattints a „+ Új foglalás” gombra:

1. Válaszd ki a forrást: Telefon, WhatsApp, Walk-in, E-mail vagy Személyesen (ez a statisztikákhoz is rögzítésre kerül)
2. A vendég adatai: amikor beírod a telefonszámot, az iaMenu felismeri, ha visszatérő vendégről van szó, és a mentés előtt megjeleníti az előzményeit („3 foglalás · 1 meg nem jelenés”)
3. Dátum, időpont és létszám: nincs előzetes időkorlát — te döntesz

A manuális foglalások eleve visszaigazolt állapotban jönnek létre (hiszen már beszéltél a vendéggel).

6. lépés: Automatikus e-mailek, amelyek helyetted dolgoznak

Az e-mailekben az éttermed neve szerepel, a vendég nyelvén íródnak, és a tényleges időzónádat használják. Ha a vendég lemondja a foglalást, az asztal azonnal felszabadul a kezelőfelületen.

7. lépés: A meg nem jelenések ellenőrzése

• Jelöld Meg nem jelentként, ha egy visszaigazolt vendég nem érkezik meg: ez örökre megmarad az adatlapján
• Amikor legközelebb erről a telefonszámról érkezik foglalás, látni fogod a visszatérő meg nem jelenésre vonatkozó figyelmeztetést
• A vendégenkénti meg nem jelenések számlálója a CRM-ben található (Marketing → Vendégek)

Foglalások az iaMenu rendszerében és külső portálokon

Gyakori problémák megoldása

Nem jelenik meg a „Foglalás” gomb az étlapomon

Ellenőrizd: (1) hogy be van-e kapcsolva a „Foglalások a nyilvános étlapodon” kapcsoló, (2) hogy beállítottál-e nyitvatartási időt legalább egy nyitott nappal, valamint (3) hogy az aktuális csomagod és beállításaid tartalmazzák-e ezt a funkciót.

A vendég azt mondja, hogy nem kapta meg a visszaigazoló e-mailt

Kérd meg, hogy ellenőrizze a spam mappát. Az e-mail a foglalás létrehozásakor azonnal kiküldésre kerül. Ha hibásan adta meg az e-mail-címét, a foglalás kapcsolattartási ikonjain keresztül WhatsAppon is elküldheted neki az adatokat.

8 főnél nagyobb csoportokat szeretnék fogadni

Növeld a „maximális csoportméretet” a szabályzatban, vagy hagyd meg az online korlátot, és kezeld a nagyobb csoportokat telefonon, manuális foglalásként (korlátozás nélkül).

Kapcsolódó útmutatók

• QR-kódos asztali rendelések, hogy a vendég közvetlenül az asztaltól is rendelhessen
• Marketing és CRM, hogy minden foglalásból visszatérő vendég válhasson
• Testreszabás és nyitvatartás, a naptárt tápláló nyitvatartási idők beállításához
• GASTON, foglalások létrehozásához és lekérdezéséhez beszélgetés közben

Készen állsz a foglalások beállítására?

Hozz létre egy fiókot — a regisztráció során tekintsd át az aktuális csomagot és feltételeket.