Reservasjonssystem for restauranter: Oppsett og administrasjon

7 min

Det digitale menyen din kan også inkludere bordreservasjoner. Kunden kan be om bord direkte fra menyen, og du administrerer alt fra panelet: bekrefter, setter gjester ved bordet, markerer no-shows og registrerer også reservasjoner som kommer via telefon eller WhatsApp. Se gjeldende plan og betingelser for tjenesten.

I motsetning til klassiske reservasjonsportaler oppstår reservasjonen her i DIN meny, og kunden er DIN: opplysningene deres lagres i CRM-systemet ditt (Markedsføringsseksjonen), ikke i en tredjeparts database.

Dette lærer du i denne seksjonen

1. Aktivere online-reservasjoner i den offentlige menyen
2. Konfigurere reservasjonspolicyen (forhåndsvarsel, gruppestørrelse, åpningstider)
3. Hvordan kunden reserverer, steg for steg
4. Administrere reservasjoner fra panelet: bekrefte, sette gjester ved bordet, fullføre
5. Registrere manuelle reservasjoner (telefon, WhatsApp, walk-in)
6. Automatiske e-poster: bekreftelse, påminnelse 24 timer før og kansellering med ett klikk
7. Holde kontroll på no-shows

Steg 1: Aktivere online-reservasjoner

Tilgjengeligheten av reservasjoner avhenger av gjeldende plan og konfigurasjon. Se prissiden og indikatorene for kontoen din.

EscritorioMóvil

Gå til Reservasjoner i sidemenyen. Øverst ser du bryteren «Reservasjoner i den offentlige menyen»:

• Aktivert — kundene dine ser knappen «Reserver» i den digitale menyen
• Deaktivert — knappen forsvinner fra den offentlige menyen, men du kan fortsatt registrere manuelle reservasjoner

⚠️ For å aktivere online-reservasjoner må du ha konfigurerte åpningstider under Tilpass meny → Åpningstider. Uten åpningstider finnes det ingen ledige tider å tilby, og iaMenu varsler deg og tar deg til konfigurasjonen.

Åpne sidemenyen i det mobile dashbordet og gå til Reservasjoner. Den samme bryteren «Reservasjoner i den offentlige menyen» ligger øverst i listen. Du kan bekrefte og administrere reservasjoner fra mobilen mens du er i restauranten.

Steg 2: Konfigurere reservasjonspolicyen

I fanen Innstillinger i reservasjonsoversikten (eller under Tilpass meny → Reservasjoner) definerer du reglene:

Steg 3: Slik reserverer kunden

Kunden trykker på «Reserver» i den digitale menyen og fullfører fire steg: dato → klokkeslett → antall personer → kontaktopplysninger (navn og telefonnummer; e-post er valgfritt).

• Ingen registrering eller app: Kunden trenger ikke å opprette en konto. Reservasjonen autentiseres med en unik lenke som kunden mottar på e-post.
• På kundens språk: Reservasjonsvinduet er oversatt til språkene i menyen din (54 språk tilgjengelig).
• Innebygd antispam: Begrensninger per IP-adresse og honeypot-feller hindrer automatiserte spamreservasjoner.

Steg 4: Administrere reservasjoner fra panelet

Hver reservasjon går gjennom en statussyklus som du styrer med ett klikk:

Ventende → Bekreftet → Gjester satt ved bordet → Fullført
                ↘ Kansellert              ↘ No-show

I listen har du hurtighandlinger på hver rad: ✅ bekreft, 🪑 sett ved bordet, 🚫 marker som no-show, ❌ kanseller. Du kan også ringe, skrive på WhatsApp eller sende e-post til kunden med ikonene for direkte kontakt.

Steg 5: Manuelle reservasjoner (telefon, WhatsApp, walk-in)

Slik er virkeligheten i en restaurant: De fleste reservasjoner kommer fortsatt inn via telefon. For å unngå at de blir liggende i en notatbok, trykker du på «+ Ny reservasjon»:

1. Velg kilde: Telefon, WhatsApp, Walk-in, E-post eller På stedet (registreres for statistikken din)
2. Kundeopplysninger: Når du skriver inn telefonnummeret, oppdager iaMenu om det er en tilbakevendende kunde og viser historikken («3 reservasjoner · 1 no-show») før du godkjenner
3. Dato, klokkeslett og antall personer: Ingen begrensninger på forhåndsvarsel — det er du som bestemmer

Manuelle reservasjoner opprettes som bekreftet (du har allerede snakket med kunden).

Steg 6: Automatiske e-poster som jobber for deg

E-postene sendes med restaurantnavnet ditt, på kundens språk, og følger den faktiske tidssonen din. Hvis kunden kansellerer, frigjøres bordet umiddelbart i panelet ditt.

Steg 7: Kontroll på no-shows

• Marker No-show når en bekreftet kunde ikke dukker opp: Det blir værende i kundeprofilen for alltid
• Ved neste reservasjon fra samme telefonnummer ser du en advarsel om gjentakelse
• Telleren for no-shows per kunde finner du i CRM-systemet (Markedsføring → Kunder)

Reservasjoner i iaMenu og eksterne portaler

Vanlige problemer og løsninger

Knappen «Reserver» vises ikke i menyen min

Kontroller: (1) at bryteren «Reservasjoner i den offentlige menyen» er aktivert, (2) at du har konfigurert åpningstider med minst én åpen dag, og (3) at gjeldende plan og konfigurasjon inkluderer funksjonen.

Kunden sier at bekreftelses-e-posten ikke kom frem

Be kunden sjekke søppelposten. E-posten sendes med en gang reservasjonen opprettes. Hvis kunden skrev inn feil e-postadresse, kan du sende opplysningene på nytt via WhatsApp fra kontaktikonene for reservasjonen.

Jeg vil ta imot grupper på mer enn 8 personer

Øk «maksimal gruppestørrelse» i policyen, eller behold nettgrensen og håndter større grupper via telefon som manuelle reservasjoner (uten begrensninger).

Relaterte veiledninger

• QR-bestillinger ved bordet slik at kunden også kan bestille fra bordet
• Markedsføring og CRM for å gjøre hver reservasjon til en tilbakevendende kunde
• Tilpasning og åpningstider for å konfigurere åpningstidene som brukes i kalenderen
• GASTON for å opprette og sjekke reservasjoner med stemmen

Klar til å konfigurere reservasjonene dine?

Opprett en konto — se gjeldende plan og betingelser under registreringen.