Ravintoloiden varausjärjestelmä: käyttöönotto ja hallinta

7 min

Digitaalinen ruokalistasi voi sisältää myös pöytävaraukset. Asiakas voi pyytää pöytää suoraan ruokalistalta, ja sinä hallitset kaiken hallintapaneelista: vahvistat varaukset, ohjaat asiakkaat pöytiin, merkitset saapumatta jättämiset ja lisäät myös puhelimitse tai WhatsAppilla saapuvat varaukset. Tutustu palvelun voimassa olevaan suunnitelmaan ja ehtoihin.

Toisin kuin perinteisissä varausportaaleissa, täällä varaus syntyy SINUN ruokalistallasi ja asiakas on SINUN asiakkaasi: hänen tietonsa tallennetaan CRM-järjestelmääsi (Markkinointi-osio), ei kolmannen osapuolen tietokantaan.

Mitä opit tässä osiossa

1. Verkossa tehtävien varausten aktivointi julkisessa ruokalistassasi
2. Varauskäytännön määrittäminen (ennakkoaika, ryhmäkoko, aukioloajat)
3. Miten asiakas tekee varauksen vaihe vaiheelta
4. Varausten hallinta hallintapaneelista: vahvistaminen, pöytään ohjaaminen ja viimeistely
5. Varausten lisääminen manuaalisesti (puhelin, WhatsApp, walk-in)
6. Automaattiset sähköpostit: vahvistus, 24 tunnin muistutus ja peruutus yhdellä napsautuksella
7. Saapumatta jättämisten hallinta

Vaihe 1: Verkossa tehtävien varausten aktivointi

Varausten saatavuus riippuu voimassa olevasta suunnitelmasta ja asetuksista. Tutustu hinnastosivuun ja tilisi tietoihin.

EscritorioMóvil

Siirry sivupalkissa kohtaan Varaukset. Ylhäällä näet kytkimen ”Varaukset julkisessa ruokalistassasi”:

• Käytössä — asiakkaasi näkevät ”Varaa”-painikkeen digitaalisessa ruokalistassasi
• Pois käytöstä — painike poistuu julkisesta ruokalistasta, mutta voit edelleen lisätä varauksia manuaalisesti

⚠️ Verkkovarausten aktivointi edellyttää, että Muokkaa ruokalistaa → Aukioloajat -kohdassa on määritetty aukioloajat. Ilman aukioloaikoja ei ole tarjottavia vapaita aikoja, ja iaMenu ilmoittaa tästä sekä ohjaa sinut määrittämään ajat.

Avaa mobiilihallintapaneelissa sivuvalikko ja siirry kohtaan Varaukset. Sama ”Varaukset julkisessa ruokalistassasi” -kytkin löytyy listan yläpuolelta. Voit vahvistaa ja hallita varauksia mobiililaitteella samalla, kun työskentelet salissa.

Vaihe 2: Varauskäytännön määrittäminen

Varauspaneelin Asetukset-välilehdellä (tai kohdassa Muokkaa ruokalistaa → Varaukset) määrität varausten säännöt:

Vaihe 3: Näin asiakas tekee varauksen

Asiakas painaa digitaalisessa ruokalistassasi ”Varaa”-painiketta ja suorittaa 4 vaihetta: päivämäärä → kellonaika → henkilömäärä → yhteystiedot (nimi ja puhelinnumero; sähköposti valinnainen).

• Ei rekisteröitymistä tai sovellusta: asiakas ei luo tiliä. Hän vahvistaa varauksensa sähköpostitse saamansa ainutlaatuisen linkin avulla.
• Asiakkaan omalla kielellä: varausikkuna on käännetty ruokalistasi kielille (saatavilla 54 kieltä).
• Integroitu roskapostisuoja: IP-osoitekohtaiset rajoitukset ja honeypot-ansat estävät automatisoidut roskapostivaraukset.

Vaihe 4: Varausten hallinta hallintapaneelista

Jokainen varaus etenee tilasta toiseen, ja hallitset tätä yhdellä napsautuksella:

Odottaa → Vahvistettu → Asiakas pöydässä → Valmis
             ↘ Peruutettu       ↘ No-show

Listassa on jokaisella rivillä pikatoiminnot: ✅ vahvista, 🪑 ohjaa pöytään, 🚫 merkitse no-show, ❌ peruuta. Voit myös soittaa asiakkaalle, kirjoittaa hänelle WhatsAppissa tai lähettää sähköpostia suorien yhteydenottokuvakkeiden avulla.

Vaihe 5: Manuaaliset varaukset (puhelin, WhatsApp, walk-in)

Ravintolan arkea: suurin osa varauksista tehdään edelleen puhelimitse. Jotta ne eivät jäisi muistikirjaan, paina ”+ Uusi varaus”:

1. Valitse lähde: Puhelin, WhatsApp, Walk-in, Sähköposti tai Paikan päällä (lähde tallennetaan tilastojasi varten)
2. Asiakkaan tiedot: kun kirjoitat puhelinnumeron, iaMenu tunnistaa, onko kyseessä kanta-asiakas, ja näyttää hänen historiansa (”3 varausta · 1 no-show”) ennen hyväksymistä
3. Päivämäärä, kellonaika ja henkilömäärä: ennakkoaikarajoituksia ei ole — sinä päätät

Manuaaliset varaukset luodaan heti vahvistettuina (olet jo puhunut asiakkaan kanssa).

Vaihe 6: Automaattiset sähköpostit, jotka työskentelevät puolestasi

Sähköposteissa näkyy ravintolasi nimi, ne lähetetään asiakkaan kielellä ja niissä käytetään todellista aikavyöhykettäsi. Jos asiakas peruuttaa varauksen, pöytä vapautuu heti hallintapaneelissasi.

Vaihe 7: No-show-tilanteet hallintaan

• Merkitse No-show, kun vahvistettu asiakas ei saavu paikalle: tieto jää hänen asiakasprofiiliinsa pysyvästi
• Kun samasta puhelinnumerosta tehdään seuraava varaus, näet ilmoituksen toistuvasta no-show-tilanteesta
• Asiakaskohtaisten no-show-tapausten määrä näkyy CRM-järjestelmässä (Markkinointi → Asiakkaat)

Varaukset iaMenussa ja ulkoisissa portaaleissa

Yleisten ongelmien ratkaiseminen

”Varaa”-painike ei näy ruokalistassani

Tarkista: (1) että ”Varaukset julkisessa ruokalistassasi” -kytkin on käytössä, (2) että aukioloajat on määritetty ja vähintään yksi päivä on merkitty avoimeksi sekä (3) että voimassa oleva suunnitelmasi ja asetuksesi sisältävät toiminnon.

Asiakas sanoo, ettei saanut varausvahvistussähköpostia

Pyydä häntä tarkistamaan roskapostikansio. Sähköposti lähetetään heti varauksen luonnin jälkeen. Jos asiakas kirjoitti sähköpostiosoitteensa väärin, voit lähettää tiedot uudelleen WhatsAppissa varauksen yhteydenottokuvakkeiden kautta.

Haluan hyväksyä yli 8 hengen ryhmiä

Nosta varauskäytännössä ”ryhmän enimmäiskokoa” tai pidä verkkovarausten raja ennallaan ja hallitse suuret ryhmät puhelimitse manuaalisina varauksina (ilman rajoituksia).

Aiheeseen liittyvät ohjeet

• QR-tilaukset pöydässä, jotta asiakas voi tehdä tilauksen myös pöydästä
• Markkinointi ja CRM, jotta voit muuttaa jokaisen varauksen palaavaksi asiakkaaksi
• Muokkaus ja aukioloajat, jotta voit määrittää kalenterin pohjana olevat aukioloajat
• GASTON, jotta voit luoda ja tarkistaa varauksia puhumalla

Oletko valmis määrittämään varauksesi?

Luo tili — tarkista suunnitelma ja voimassa olevat ehdot rekisteröitymisen aikana.