Sistem de rezervări pentru restaurante: configurare și gestionare

7 min

Carta ta digitală poate include și rezervări. Clientul poate solicita o masă direct din meniu, iar tu gestionezi totul din panou: confirmi, așezi clienții la masă, marchezi no-show-urile și înregistrezi și rezervările primite prin telefon sau WhatsApp. Consultă planul și condițiile actuale ale serviciului.

Spre deosebire de portalurile clasice de rezervări, aici rezervarea ia naștere în meniul TĂU, iar clientul este al TĂU: datele sale rămân în CRM-ul tău (secțiunea Marketing), nu în baza de date a unei terțe părți.

Ce vei învăța în această secțiune

1. Activarea rezervărilor online în meniul tău public
2. Configurarea politicii de rezervări (interval minim, dimensiunea grupului, program)
3. Cum face clientul tău o rezervare, pas cu pas
4. Gestionarea rezervărilor din panou: confirmare, așezare la masă, finalizare
5. Înregistrarea rezervărilor manuale (telefon, WhatsApp, walk-in)
6. Emailuri automate: confirmare, reminder cu 24 de ore înainte și anulare cu 1 clic
7. Controlul no-show-urilor

Pasul 1: Activează rezervările online

Disponibilitatea rezervărilor depinde de planul și configurația actuale. Consultă pagina de prețuri și indicatorii contului tău.

EscritorioMóvil

În meniul lateral, accesează Rezervări. În partea de sus vei vedea comutatorul „Rezervări în meniul tău public”:

• Activat — clienții tăi văd butonul „Rezervare” în meniul tău digital
• Dezactivat — butonul dispare din meniul public, dar poți în continuare să înregistrezi rezervări manuale

⚠️ Pentru a activa rezervările online, trebuie să ai programul configurat în Personalizare meniu → Program. Fără program nu există intervale disponibile, iar IAMenu te va avertiza și te va direcționa pentru a le configura.

În dashboardul mobil, deschide meniul lateral și accesează Rezervări. Același comutator „Rezervări în meniul tău public” se află deasupra listei. Poți confirma și gestiona rezervările de pe telefon în timp ce te afli în sală.

Pasul 2: Configurează politica de rezervări

În fila Configurare din panoul Rezervări (sau din Personalizare meniu → Rezervări), definești regulile:

Pasul 3: Așa face clientul tău o rezervare

Clientul apasă „Rezervare” în meniul tău digital și parcurge 4 pași: data → ora → numărul de persoane → datele sale (nume și telefon; email opțional).

• Fără înregistrare sau aplicație: clientul nu își creează un cont. Își autentifică rezervarea printr-un link unic primit prin email.
• În limba sa: fereastra de rezervare este tradusă în limbile meniului tău (54 de limbi disponibile).
• Anti-spam integrat: limitele pe IP și capcanele honeypot previn rezervările automate nedorite.

Pasul 4: Gestionează rezervările din panou

Fiecare rezervare trece printr-un ciclu de stări pe care îl controlezi cu un singur clic:

În așteptare → Confirmată → Așezată la masă → Finalizată
                    ↘ Anulată              ↘ No-show

În listă ai acțiuni rapide pentru fiecare rând: ✅ confirmă, 🪑 așază la masă, 🚫 marchează no-show, ❌ anulează. De asemenea, poți suna, scrie pe WhatsApp sau trimite un email clientului folosind pictogramele de contact direct.

Pasul 5: Rezervări manuale (telefon, WhatsApp, walk-in)

Realitatea unui restaurant: majoritatea rezervărilor sunt încă primite prin telefon. Pentru ca acestea să nu rămână într-un caiet, apasă „+ Rezervare nouă”:

1. Alege sursa: Telefon, WhatsApp, Walk-in, Email sau Prezență fizică (este înregistrată pentru statisticile tale)
2. Datele clientului: când introduci numărul de telefon, IAMenu detectează dacă este un client recurent și îți afișează istoricul său („3 rezervări · 1 no-show”) înainte de acceptare
3. Data, ora și numărul de persoane: fără restricții privind intervalul minim — tu decizi

Rezervările manuale sunt create direct ca confirmate (ai vorbit deja cu clientul).

Pasul 6: Emailuri automate care lucrează pentru tine

Emailurile sunt trimise cu numele restaurantului tău, în limba clientului, și respectă fusul tău orar real. Dacă clientul anulează, masa este eliberată instantaneu în panoul tău.

Pasul 7: No-show-uri sub control

• Marchează No-show când un client confirmat nu apare: informația rămâne permanent în fișa sa
• La următoarea rezervare făcută de pe acel număr de telefon vei vedea avertizarea privind recurența
• Contorul de no-show-uri per client se află în CRM (Marketing → Clienți)

Rezervările în IAMenu și portalurile externe

Soluționarea problemelor frecvente

Butonul „Rezervare” nu apare în meniul meu

Verifică: (1) dacă este activat comutatorul „Rezervări în meniul tău public”, (2) dacă ai configurat programul cu cel puțin o zi deschisă și (3) dacă planul și configurația actuale includ această funcție.

Clientul spune că nu a primit emailul de confirmare

Roagă-l să verifice folderul Spam. Emailul este trimis imediat ce rezervarea este creată. Dacă și-a introdus greșit adresa de email, îi poți retrimite datele prin WhatsApp, folosind pictogramele de contact ale rezervării.

Vreau să accept grupuri mai mari de 8 persoane

Mărește „dimensiunea maximă a grupului” în politică sau păstrează limita online și gestionează grupurile mari prin telefon, ca rezervări manuale (fără limite).

Tutoriale asociate

• Comenzi QR la masă pentru ca clientul să poată comanda și de la masă
• Marketing și CRM pentru a transforma fiecare rezervare într-un client fidel
• Personalizare și program pentru a configura programul care alimentează calendarul
• GASTON pentru a crea și consulta rezervări prin conversație

Gata să-ți configurezi rezervările?

Crează un cont — consultă planul și condițiile actuale în timpul înregistrării.