Sistem rezervacij za restavracije: nastavitev in upravljanje

7 min

Vaša digitalna karta lahko vključuje tudi rezervacije. Gost lahko zaprosi za mizo neposredno iz karte, vi pa vse upravljate iz nadzorne plošče: potrjujete rezervacije, posedate goste, označujete neprihode in vpisujete tudi rezervacije, ki prispejo po telefonu ali WhatsAppu. Preverite veljavni paket in pogoje storitve.

Za razliko od klasičnih portalov za rezervacije tukaj rezervacija nastane v VAŠI karti in gost je VAŠ: njegovi podatki ostanejo v vašem CRM-ju (razdelek Marketing), ne v podatkovni zbirki tretje osebe.

Kaj boste izvedeli v tem razdelku

1. Aktivirati spletne rezervacije v javnem meniju
2. Nastaviti pravila rezervacij (predhodni čas, velikost skupine, urniki)
3. Kako gost opravi rezervacijo korak za korakom
4. Upravljati rezervacije iz nadzorne plošče: potrditi, posedati, zaključiti
5. Vpisati ročne rezervacije (telefon, WhatsApp, prihod brez rezervacije)
6. Samodejna e-poštna sporočila: potrditev, opomnik 24 ur prej in preklic z enim klikom
7. Nadzorovati neprihode

1. korak: Aktiviranje spletnih rezervacij

Razpoložljivost rezervacij je odvisna od veljavnega paketa in nastavitev. Preverite stran s cenami in kazalnike svojega računa.

EscritorioMóvil

V stranskem meniju odprite Rezervacije. Na vrhu boste videli stikalo »Rezervacije v vašem javnem meniju«:

• Vključeno — vaši gostje bodo v vaši digitalni karti videli gumb »Rezerviraj«
• Izključeno — gumb izgine iz javnega menija, vendar lahko še vedno vpisujete ročne rezervacije

⚠️ Za aktiviranje spletnih rezervacij morate imeti nastavljene urnike v razdelku Prilagodi meni → Urniki. Brez urnika ni razpoložljivih terminov, ki bi jih lahko ponudili, zato vas bo iaMenu o tem obvestil in vas usmeril v nastavitev urnikov.

V mobilni nadzorni plošči odprite stranski meni in izberite Rezervacije. Isto stikalo »Rezervacije v vašem javnem meniju« je na vrhu seznama. Rezervacije lahko potrjujete in upravljate tudi z mobilnega telefona, medtem ko ste v lokalu.

2. korak: Nastavitev pravil rezervacij

Na zavihku Nastavitve v nadzorni plošči Rezervacij (ali v razdelku Prilagodi meni → Rezervacije) določite pravila:

3. korak: Kako gost opravi rezervacijo

Gost v vaši digitalni karti pritisne »Rezerviraj« in izpolni 4 korake: datum → ura → število oseb → njegovi podatki (ime in telefonska številka; e-pošta je neobvezna).

• Brez registracije ali aplikacije: gostu ni treba ustvariti računa. Svojo rezervacijo potrdi z edinstveno povezavo, ki jo prejme po e-pošti.
• V njegovem jeziku: obrazec za rezervacijo je preveden v jezike vaše karte (na voljo je 54 jezikov).
• Vgrajena zaščita pred neželenimi rezervacijami: omejitve na podlagi IP-naslova in pasti honeypot preprečujejo samodejne neželene rezervacije.

4. korak: Upravljanje rezervacij iz nadzorne plošče

Vsaka rezervacija gre skozi cikel statusov, ki jih upravljate z enim klikom:

V čakanju → Potrjena → Gostje posedeni → Zaključena
                  ↘ Preklicana       ↘ Neprihod

Na seznamu so v vsaki vrstici na voljo hitra dejanja: ✅ potrdi, 🪑 posedi, 🚫 označi kot neprihod, ❌ prekliči. Gosta lahko tudi pokličete, mu pišete prek WhatsAppa ali mu pošljete e-pošto z ikonami za neposreden stik.

5. korak: Ročne rezervacije (telefon, WhatsApp, prihod brez rezervacije)

Resničnost vsake restavracije je, da večina rezervacij še vedno prispe po telefonu. Da ne bi ostale v beležki, pritisnite »+ Nova rezervacija«:

1. Izberite vir: Telefon, WhatsApp, prihod brez rezervacije, e-pošta ali osebno (vir se shrani za vašo statistiko)
2. Podatki o gostu: ko vpišete telefonsko številko, iaMenu zazna, ali gre za ponovnega gosta, in vam pred potrditvijo prikaže njegovo zgodovino (»3 rezervacije · 1 neprihod«)
3. Datum, ura in število oseb: brez omejitev glede predhodnega časa — vi odločate

Ročne rezervacije se ustvarijo že kot potrjene (z gostom ste se že dogovorili).

6. korak: Samodejna e-poštna sporočila, ki delajo namesto vas

E-poštna sporočila vsebujejo ime vaše restavracije, so poslana v jeziku gosta in upoštevajo vaš dejanski časovni pas. Če gost prekliče rezervacijo, se miza takoj sprosti v vaši nadzorni plošči.

7. korak: Nadzor nad neprihodi

• Označite Neprihod, ko potrjeni gost ne pride: podatek ostane za vedno shranjen v njegovem profilu
• Pri naslednji rezervaciji s te telefonske številke boste videli opozorilo o ponavljajočih se neprihodih
• Števec neprihodov za posameznega gosta je v CRM-ju (Marketing → Gosti)

Rezervacije v iaMenu in zunanji portali

Reševanje pogostih težav

Gumb »Rezerviraj« se v moji karti ne prikaže

Preverite: (1) ali je stikalo »Rezervacije v vašem javnem meniju« vključeno, (2) ali imate nastavljene urnike z vsaj enim odprtim dnevom in (3) ali vaš veljavni paket in nastavitve vključujejo to funkcijo.

Gost pravi, da ni prejel e-poštnega sporočila s potrditvijo

Prosite ga, naj preveri mapo z neželeno pošto. E-poštno sporočilo se pošlje takoj, ko je rezervacija ustvarjena. Če je napačno vpisal svoj e-poštni naslov, mu lahko podatke pošljete prek WhatsAppa z ikonami za stik pri rezervaciji.

Sprejeti želim skupine z več kot 8 osebami

V pravilniku povečajte »največjo velikost skupine« ali pa pustite spletno omejitev in večje skupine upravljajte po telefonu kot ročne rezervacije (brez omejitev).

Povezani vodiči

• QR-naročila za mizo, da lahko gost naroči tudi z mize
• Marketing in CRM, da vsako rezervacijo spremenite v gosta, ki se vrača
• Prilagoditev in urniki, da nastavite urnike, ki napolnijo koledar
• GASTON za ustvarjanje in pregled rezervacij s pogovorom

Ste pripravljeni nastaviti svoje rezervacije?

Ustvarite račun — med registracijo preverite veljavni paket in pogoje.