Σύστημα Κρατήσεων για Εστιατόρια: Ρύθμιση και Διαχείριση

7 min

Η ψηφιακή σας κάρτα μπορεί επίσης να περιλαμβάνει κρατήσεις. Ο πελάτης μπορεί να ζητήσει τραπέζι από την κάρτα και εσείς διαχειρίζεστε τα πάντα από τον πίνακα ελέγχου: επιβεβαιώνετε, υποδέχεστε, σημειώνετε τις μη εμφανίσεις και καταχωρίζετε επίσης τις κρατήσεις που έρχονται τηλεφωνικά ή μέσω WhatsApp. Δείτε το ισχύον πρόγραμμα και τους όρους της υπηρεσίας.

Σε αντίθεση με τις κλασικές πλατφόρμες κρατήσεων, εδώ η κράτηση ξεκινά από τη ΔΙΚΗ σας κάρτα και ο πελάτης είναι ΔΙΚΟΣ σας: τα στοιχεία του παραμένουν στο CRM σας (ενότητα Marketing), όχι στη βάση δεδομένων κάποιου τρίτου.

Τι θα μάθετε σε αυτή την ενότητα

1. Ενεργοποίηση των online κρατήσεων στο δημόσιο μενού σας
2. Διαμόρφωση της πολιτικής κρατήσεων (προκαταβολικός χρόνος, μέγεθος ομάδας, ωράρια)
3. Πώς κάνει κράτηση ο πελάτης σας βήμα προς βήμα
4. Διαχείριση κρατήσεων από τον πίνακα ελέγχου: επιβεβαίωση, υποδοχή, ολοκλήρωση
5. Καταχώριση χειροκίνητων κρατήσεων (τηλέφωνο, WhatsApp, walk-in)
6. Αυτόματα email: επιβεβαίωση, υπενθύμιση 24 ώρες πριν και ακύρωση με 1 κλικ
7. Έλεγχος των μη εμφανίσεων

Βήμα 1: Ενεργοποίηση των online κρατήσεων

Η διαθεσιμότητα των κρατήσεων εξαρτάται από το ισχύον πρόγραμμα και τις τρέχουσες ρυθμίσεις. Δείτε τη σελίδα τιμών και τις ενδείξεις του λογαριασμού σας.

EscritorioMóvil

Από το πλευρικό μενού μεταβείτε στις Κρατήσεις. Στο επάνω μέρος θα δείτε τον διακόπτη «Κρατήσεις στο δημόσιο μενού σας»:

• Ενεργοποιημένο — οι πελάτες σας βλέπουν το κουμπί «Κράτηση» στην ψηφιακή κάρτα σας
• Απενεργοποιημένο — το κουμπί εξαφανίζεται από το δημόσιο μενού, αλλά μπορείτε να συνεχίσετε να καταχωρίζετε χειροκίνητες κρατήσεις

⚠️ Για να ενεργοποιήσετε τις online κρατήσεις, πρέπει να έχετε διαμορφωμένα ωράρια στην ενότητα Προσαρμογή μενού → Ωράρια. Χωρίς ωράριο δεν υπάρχουν διαθέσιμες ώρες και το iaMenu θα σας ειδοποιήσει και θα σας μεταφέρει στη σχετική ρύθμιση.

Στον πίνακα ελέγχου για κινητά ανοίξτε το πλευρικό μενού και μεταβείτε στις Κρατήσεις. Ο ίδιος διακόπτης «Κρατήσεις στο δημόσιο μενού σας» βρίσκεται πάνω από τη λίστα. Μπορείτε να επιβεβαιώνετε και να διαχειρίζεστε κρατήσεις από το κινητό ενώ βρίσκεστε στην αίθουσα.

Βήμα 2: Διαμόρφωση της πολιτικής κρατήσεων

Στην καρτέλα Ρυθμίσεις του πίνακα Κρατήσεων (ή από Προσαρμογή μενού → Κρατήσεις) καθορίζετε τους κανόνες:

Βήμα 3: Έτσι κάνει κράτηση ο πελάτης σας

Ο πελάτης πατά «Κράτηση» στην ψηφιακή κάρτα σας και ολοκληρώνει 4 βήματα: ημερομηνία → ώρα → άτομα → στοιχεία του (όνομα και τηλέφωνο· το email είναι προαιρετικό).

• Χωρίς εγγραφή ή εφαρμογή: ο πελάτης δεν δημιουργεί λογαριασμό. Επιβεβαιώνει την κράτησή του με έναν μοναδικό σύνδεσμο που λαμβάνει μέσω email.
• Στη γλώσσα του: το παράθυρο κράτησης είναι μεταφρασμένο στις γλώσσες της κάρτας σας (διαθέσιμες 54 γλώσσες).
• Ενσωματωμένη προστασία από spam: τα όρια ανά IP και οι παγίδες honeypot αποτρέπουν τις αυτοματοποιημένες ανεπιθύμητες κρατήσεις.

Βήμα 4: Διαχείριση κρατήσεων από τον πίνακα ελέγχου

Κάθε κράτηση περνά από έναν κύκλο καταστάσεων που ελέγχετε με ένα κλικ:

Σε αναμονή → Επιβεβαιωμένη → Με υποδοχή → Ολοκληρωμένη
                 ↘ Ακυρωμένη       ↘ Μη εμφάνιση

Στη λίστα έχετε γρήγορες ενέργειες σε κάθε γραμμή: ✅ επιβεβαίωση, 🪑 υποδοχή, 🚫 σημείωση μη εμφάνισης, ❌ ακύρωση. Μπορείτε επίσης να καλέσετε, να γράψετε μέσω WhatsApp ή να στείλετε email στον πελάτη με τα εικονίδια άμεσης επικοινωνίας.

Βήμα 5: Χειροκίνητες κρατήσεις (τηλέφωνο, WhatsApp, walk-in)

Η πραγματικότητα ενός εστιατορίου: οι περισσότερες κρατήσεις εξακολουθούν να έρχονται τηλεφωνικά. Για να μη μένουν σε ένα σημειωματάριο, πατήστε «+ Νέα κράτηση»:

1. Επιλέξτε την προέλευση: Τηλέφωνο, WhatsApp, Walk-in, Email ή Αυτοπροσώπως (καταγράφεται για τα στατιστικά σας)
2. Στοιχεία πελάτη: όταν πληκτρολογείτε το τηλέφωνο, το iaMenu εντοπίζει αν πρόκειται για επαναλαμβανόμενο πελάτη και σας εμφανίζει το ιστορικό του («3 κρατήσεις · 1 μη εμφάνιση») πριν από την αποδοχή
3. Ημερομηνία, ώρα και άτομα: χωρίς περιορισμούς προκαταβολικού χρόνου — εσείς αποφασίζετε

Οι χειροκίνητες κρατήσεις δημιουργούνται απευθείας ως επιβεβαιωμένες (έχετε ήδη μιλήσει με τον πελάτη).

Βήμα 6: Αυτόματα email που εργάζονται για εσάς

Τα email αποστέλλονται με το όνομα του εστιατορίου σας, στη γλώσσα του πελάτη και σύμφωνα με την πραγματική ζώνη ώρας σας. Αν ο πελάτης ακυρώσει, το τραπέζι αποδεσμεύεται αμέσως στον πίνακα ελέγχου σας.

Βήμα 7: Έλεγχος των μη εμφανίσεων

• Σημειώστε Μη εμφάνιση όταν ένας επιβεβαιωμένος πελάτης δεν εμφανιστεί: καταγράφεται μόνιμα στην καρτέλα του
• Στην επόμενη κράτηση από αυτό το τηλέφωνο θα δείτε ειδοποίηση επαναλαμβανόμενης μη εμφάνισης
• Ο μετρητής μη εμφανίσεων ανά πελάτη βρίσκεται στο CRM (Marketing → Πελάτες)

Κρατήσεις στο iaMenu και εξωτερικές πλατφόρμες

Αντιμετώπιση συνηθισμένων προβλημάτων

Το κουμπί «Κράτηση» δεν εμφανίζεται στην κάρτα μου

Ελέγξτε: (1) ότι ο διακόπτης «Κρατήσεις στο δημόσιο μενού σας» είναι ενεργοποιημένος, (2) ότι έχετε διαμορφώσει ωράρια με τουλάχιστον μία ημέρα λειτουργίας και (3) ότι το ισχύον πρόγραμμα και οι τρέχουσες ρυθμίσεις σας περιλαμβάνουν τη λειτουργία.

Ο πελάτης λέει ότι δεν έλαβε το email επιβεβαίωσης

Ζητήστε του να ελέγξει τον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Το email αποστέλλεται μόλις δημιουργηθεί η κράτηση. Αν πληκτρολόγησε λάθος email, μπορείτε να του στείλετε ξανά τα στοιχεία μέσω WhatsApp από τα εικονίδια επικοινωνίας της κράτησης.

Θέλω να δέχομαι ομάδες άνω των 8 ατόμων

Αυξήστε το «μέγιστο μέγεθος ομάδας» στην πολιτική ή διατηρήστε το online όριο και διαχειριστείτε τις μεγάλες ομάδες τηλεφωνικά ως χειροκίνητες κρατήσεις (χωρίς περιορισμούς).

Σχετικά tutorials

• QR παραγγελίες στο τραπέζι ώστε ο πελάτης να μπορεί να παραγγέλνει και από το τραπέζι
• Marketing και CRM για να μετατρέπετε κάθε κράτηση σε πελάτη που επιστρέφει
• Προσαρμογή και ωράρια για να διαμορφώσετε τα ωράρια που τροφοδοτούν το ημερολόγιο
• GASTON για δημιουργία και αναζήτηση κρατήσεων μέσω συνομιλίας

Είστε έτοιμοι να διαμορφώσετε τις κρατήσεις σας;

Δημιουργία λογαριασμού — ελέγξτε το ισχύον πρόγραμμα και τους όρους κατά την εγγραφή.