نظام حجوزات المطاعم: الإعداد والإدارة
7 min
يمكن أن تتضمن قائمتك الرقمية أيضًا خدمة الحجوزات. يستطيع العميل طلب طاولة من القائمة، بينما تدير كل شيء من لوحة التحكم: تؤكد الحجوزات، وتُجلس العملاء، وتضع علامة على حالات عدم الحضور، وتسجل أيضًا الحجوزات التي تصل عبر الهاتف أو WhatsApp. راجع الخطة والشروط السارية للخدمة.
على عكس بوابات الحجز التقليدية، ينشأ الحجز هنا من قائمتك أنت، والعميل عميلك أنت: تبقى بياناته في نظام CRM الخاص بك (قسم التسويق)، وليس في قاعدة بيانات طرف ثالث.
ما الذي ستتعلمه في هذا القسم
- تفعيل الحجوزات عبر الإنترنت في قائمتك العامة
- إعداد سياسة الحجوزات (المدة المسبقة، حجم المجموعة، أوقات العمل)
- كيفية إجراء العميل للحجز خطوة بخطوة
- إدارة الحجوزات من لوحة التحكم: التأكيد، والإجلاء، والإكمال
- تسجيل الحجوزات اليدوية (الهاتف، WhatsApp، الحضور المباشر)
- رسائل البريد الإلكتروني التلقائية: التأكيد، والتذكير قبل 24 ساعة، والإلغاء بنقرة واحدة
- التحكم في حالات عدم الحضور
الخطوة 1: تفعيل الحجوزات عبر الإنترنت
يعتمد توفر الحجوزات على الخطة والإعدادات السارية. راجع صفحة الأسعار والمؤشرات الخاصة بحسابك.
من القائمة الجانبية، انتقل إلى الحجوزات. في الأعلى سترى مفتاح التبديل "الحجوزات في قائمتك العامة":
- مفعّل — يرى عملاؤك زر "احجز" في قائمتك الرقمية
- معطّل — يختفي الزر من القائمة العامة، ولكن يمكنك الاستمرار في تسجيل الحجوزات اليدوية
⚠️ لتفعيل الحجوزات عبر الإنترنت، يجب أن تكون لديك أوقات عمل مُعدّة في تخصيص القائمة ← أوقات العمل. من دون أوقات عمل، لا توجد أوقات متاحة لعرضها، وستنبهك iaMenu وتنقلك إلى إعدادها.
افتح القائمة الجانبية في لوحة التحكم على الهاتف وانتقل إلى الحجوزات. يوجد مفتاح التبديل نفسه "الحجوزات في قائمتك العامة" أعلى القائمة. يمكنك تأكيد الحجوزات وإدارتها من الهاتف أثناء وجودك في الصالة.
الخطوة 2: إعداد سياسة الحجوزات
في علامة التبويب الإعدادات ضمن لوحة الحجز (أو من خلال تخصيص القائمة ← الحجوزات)، يمكنك تحديد القواعد:
| الإعداد | ما الذي يتحكم فيه | التوصية |
|---|---|---|
| المدة المسبقة الدنيا | عدد الدقائق التي يجب أن تسبق الحجز | 60-120 دقيقة للمطابخ الصغيرة |
| المدة القصوى المسبقة بالأيام | أبعد موعد مستقبلي يمكن الحجز فيه | 30 يومًا |
| حجم المجموعة (الحد الأدنى - الأقصى) | المجموعات المقبولة عبر الإنترنت | 1-8؛ يُفضّل التعامل مع المجموعات الكبيرة عبر الهاتف |
| نص سياسة الإلغاء | يظهر للعميل وفي رسالة البريد الإلكتروني الخاصة به | "يرجى الإبلاغ قبل ساعتين" |
| التذكير التلقائي | رسالة بريد إلكتروني قبل الحجز بـ24 ساعة | مفعّل (يقلل حالات عدم الحضور) |
Tip
يعرض تقويم العميل الأيام والأوقات التي يكون فيها مطعمك مفتوحًا وفقًا لأوقات العمل التي حددتها فقط. إذا كنت مغلقًا يوم الاثنين، فسيظهر يوم الاثنين مشطوبًا. لا يمكنك استقبال حجوزات يتعذر تنفيذها.
الخطوة 3: كيفية إجراء العميل للحجز
يضغط العميل على "احجز" في قائمتك الرقمية ويكمل 4 خطوات: التاريخ ← الوقت ← عدد الأشخاص ← بياناته (الاسم ورقم الهاتف؛ البريد الإلكتروني اختياري).
- من دون تسجيل أو تطبيق: لا ينشئ العميل حسابًا. يؤكد حجزه من خلال رابط فريد يتلقاه عبر البريد الإلكتروني.
- بلغته: تتم ترجمة نافذة الحجز إلى اللغات المتاحة في قائمتك (54 لغة متاحة).
- حماية مدمجة من الرسائل المزعجة: تمنع الحدود المفروضة على عناوين IP وحقول honeypot الحجوزات المزعجة المؤتمتة.
الخطوة 4: إدارة الحجوزات من لوحة التحكم
تمر كل حجوزاتك بدورة من الحالات التي تتحكم فيها بنقرة واحدة:
قيد الانتظار → مؤكدة → تم إجلاس العميل → مكتملة
↘ ملغاة ↘ عدم حضور
ستجد في القائمة إجراءات سريعة لكل صف: ✅ تأكيد، 🪑 إجلاس، 🚫 وضع علامة عدم حضور، ❌ إلغاء. يمكنك أيضًا الاتصال بالعميل أو مراسلته عبر WhatsApp أو إرسال بريد إلكتروني إليه باستخدام أيقونات الاتصال المباشر.
Pro Tip
استخدم فلتر "اليوم" كل صباح وأكد الحجوزات المعلقة. إن الجمع بين الحجز المؤكد والتذكير التلقائي قبل 24 ساعة هو أكثر ما يقلل حالات عدم الحضور.
الخطوة 5: الحجوزات اليدوية (الهاتف، WhatsApp، الحضور المباشر)
واقع المطاعم أن معظم الحجوزات لا تزال تصل عبر الهاتف. ولئلا تبقى في دفتر، اضغط على "+ حجز جديد":
- اختر المصدر: الهاتف، WhatsApp، Walk-in، البريد الإلكتروني أو الحضور المباشر (يُسجّل ذلك في إحصاءاتك)
- بيانات العميل: عند كتابة رقم الهاتف، تتعرف iaMenu على ما إذا كان عميلًا متكررًا وتعرض لك سجله ("3 حجوزات · حالة عدم حضور واحدة") قبل التأكيد
- التاريخ والوقت وعدد الأشخاص: من دون قيود على المدة المسبقة — القرار لك
تُنشأ الحجوزات اليدوية وهي مؤكدة بالفعل (فقد تحدثتَ مع العميل مسبقًا).
Tip
يمكنك أيضًا إملاء التفاصيل على GASTON: "سجّل حجزًا لمارتا غدًا الساعة 21:00، لأربعة أشخاص، وصلت عبر الهاتف". سيُنشئه مساعد الذكاء الاصطناعي نيابةً عنك. مزيد من المعلومات في قسم GASTON.
الخطوة 6: رسائل البريد الإلكتروني التلقائية التي تعمل نيابةً عنك
| البريد الإلكتروني | متى يُرسل | ما الذي يتضمنه |
|---|---|---|
| التأكيد | عند إنشاء الحجز عبر الإنترنت | التفاصيل + زرا "أؤكد حضوري" / "إلغاء" (بنقرة واحدة ومن دون تسجيل الدخول) |
| التذكير | قبل 24 ساعة | تذكير + سياسة الإلغاء + رابط الإلغاء |
تُرسل الرسائل باسم مطعمك، وبلغة العميل، مع احترام منطقتك الزمنية الفعلية. إذا ألغى العميل، تُحرر الطاولة فورًا في لوحة التحكم.
الخطوة 7: التحكم في حالات عدم الحضور
- ضع علامة عدم حضور عندما لا يظهر عميل مؤكد: وستبقى هذه المعلومة في ملفه إلى الأبد
- عند إجراء حجز قادم من رقم الهاتف نفسه، سترى تنبيهًا بتكرار الحالة
- يوجد عداد حالات عدم الحضور لكل عميل في نظام CRM (التسويق ← العملاء)
الحجوزات في iaMenu والبوابات الخارجية
| iaMenu | TheFork / البوابات | |
|---|---|---|
| الشروط المالية | راجع الخطة السارية | تختلف حسب كل بوابة |
| بيانات العميل | ملكك (في نظام CRM الخاص بك) | ملك البوابة |
| الخصومات الإلزامية | لا | شائعة (تصل إلى -50%) |
| دمج الحجوزات الهاتفية | نعم، مع تسجيل المصدر وإزالة التكرار | لا |
| مدمج مع قائمة QR الخاصة بك | نعم، عبر الرابط نفسه | لا |
حل المشكلات الشائعة
لا يظهر زر "احجز" في قائمتي
تحقق من: (1) أن مفتاح التبديل "الحجوزات في قائمتك العامة" مفعّل، (2) أن لديك أوقات عمل مُعدّة مع يوم واحد مفتوح على الأقل، و(3) أن خطتك وإعداداتك السارية تتضمن هذه الميزة.
يقول العميل إنه لم تصله رسالة تأكيد البريد الإلكتروني
اطلب منه التحقق من مجلد الرسائل غير المرغوب فيها. تُرسل الرسالة فور إنشاء الحجز. إذا أدخل بريده الإلكتروني بشكل غير صحيح، يمكنك إعادة إرسال البيانات عبر WhatsApp باستخدام أيقونات الاتصال في الحجز.
أريد قبول مجموعات يزيد عددها عن 8 أشخاص
ارفع "الحد الأقصى لحجم المجموعة" في السياسة، أو اترك الحد الإلكتروني كما هو وأدر المجموعات الكبيرة عبر الهاتف كحجوزات يدوية (من دون قيود).
دروس ذات صلة
- طلبات QR على الطاولة لكي يتمكن العميل أيضًا من الطلب من الطاولة
- التسويق ونظام CRM لتحويل كل حجز إلى عميل متكرر
- التخصيص وأوقات العمل لإعداد أوقات العمل التي يعتمد عليها التقويم
- GASTON لإنشاء الحجوزات والاستعلام عنها باستخدام المحادثة
هل أنت مستعد لإعداد حجوزاتك؟
إنشاء حساب — راجع الخطة والشروط السارية أثناء التسجيل.